التنظيم وإدارة الوقت للكاتب كرار عماد السعيدى ( Karrar Emad Alsaeed )

التنظيم وإدارة الوقت




استراتيجيات للبقاء على رأس الأشياء

1- وصل مبكرا

احضر إلى العمل قبل دقائق قليلة من الموعد المحدد حتى لا تتعجل وتتمكن من قضاء بضع دقائق في محادثة اجتماعية مع زملائك في العمل. إذا كنت تواجه مشكلات خارج العمل وكنت ودودًا مع زملائك في العمل ، فقد يكون من المفيد الاعتراف بمشاعرك تجاه هذه المشكلات حتى تتمكن من وضعها جانبًا أثناء يوم العمل.

2- خطط ليومك

خذ بضع دقائق في بداية كل يوم عمل للتخطيط لأنشطتك. إذا كنت تعلم أنه ستكون هناك فترة عصيبة ، قلل من مصادر التشتيت خلال تلك الفترة. احصل على المكالمات الهاتفية والطلبات والأعمال الأخرى بعيدًا عن الطريق قبل أن تكون مشغولاً. قم بأكبر قدر ممكن من التحضير قبل الاندفاع.
خطط للحصول على استراحة سريعة (حتى 30 ثانية) قبل فترة الانشغال. استخدم هذا الوقت "لتحفيز نفسك". ساعد الآخرين على الاستعداد. ضع خطة لكيفية التأقلم واقنع نفسك أنك ستواجه التحدي. في نهاية كل يوم عمل ، خذ بضع دقائق لتحديد الأشياء التي يجب القيام بها في اليوم التالي. قم بعمل قائمة واتركها في مكان بارز. يمكنك بعد ذلك إبعاد بعض هذه الواجبات عقليًا عن ذهنك مع العلم أنه قد تم تحديدها بالفعل في المرة القادمة التي تكون فيها في العمل.

3- ركز على المهام المطروحة

إذا شعرت بالغضب أو الانزعاج أثناء النهار ، خذ أنفاسًا عميقة قليلة واسمح لجسمك بالاسترخاء قدر الإمكان. ركز على المهام التي بين يديك. عندما تكون مشغولاً ، لا تسمح لنفسك أن تقلق بشأن القضايا أو المشاكل الأخرى التي لا يجب التعامل معها في تلك اللحظة. على سبيل المثال ، أثناء وقت الغداء المزدحم عندما تأتي الطلبات بسرعة وبقوة ، لا تخطط لقوائم الغد أو طلب منتجات الألبان للأسبوع المقبل. إذا لزم الأمر ، اكتب تذكيرًا موجزًا لنفسك بالمهام التي يجب إكمالها لاحقًا.

4- التعامل مع قضايا الإرهاق

إذا وجدت نفسك تعمل باستمرار فوق طاقتك ، فقم بإلقاء نظرة فاحصة على عملك. النظر في ما إذا:
• أنت تستغل وقتك على أفضل وجه
• أنت بحاجة إلى تدريب إضافي للقيام بهذه المهمة
• يمكنك أداء المهام بشكل أكثر كفاءة
• يمكن تفويض بعض المهام لشخص آخر
• يمكن إعادة تنظيم المطبخ لتقليل حجم العمل المطلوب (على سبيل المثال ، عن طريق وضع مناطق
التخزين المجاورة لمنطقة التحضير)
• يمكن للتغييرات في الميز إن بليس أن تقلل من وقت تحضير الوجبة خلال فترات الانشغال
• هناك حاجة إلى مزيد من الموظفين خلال الأوقات الحرجة
• يمكن أن تقلل قرارات الشراء والقائمة من الحمل الزائد
اعتمادًا على حالة عملك ، قد تتمكن من تنفيذ التغييرات المقترحة من خلال الإجابات على هذه الاعتبارات. في كثير من الحالات ، قد تضطر إلى استشارة مشرفك. خذ الوقت الكافي لتخطيط اقتراحك للمشرف. حدد المشكلة ، وحدد الخيارات التي فكرت فيها ، واشرح سبب كون الحل المقترح هو الأنسب.

5- اتبع نهج حل المشكلات

إذا كنت تشعر بالتوتر المفرط ، فإن أول ما عليك فعله هو إدراك مصادر وتأثيرات التوتر في حياتك. حدد الأشياء المحددة في العمل والمنزل التي تجدها مرهقة.
بعد ذلك ، حدد أفضل طريقة للتعامل مع هذا الضغط. في بعض الحالات ، قد تتمكن من التخلص من التوتر. على سبيل المثال ، قد يكون من الممكن كتم صوت مروحة كبيرة وصاخبة. العثور على وظيفة أخرى هو مثال أكثر تطرفًا لإزالة التوتر. في كثير من الحالات ، يمكنك تحسين قدرتك على التعامل مع التوتر من خلال تمارين الاسترخاء أو التمارين البدنية المحسّنة أو من خلال الفكاهة. أخيرًا ، يمكنك تغيير الطريقة التي ترى بها الموقف. ربما كنت تبالغ في رد فعلك أو تتصرف بإهانة عندما لم يكن ذلك مقصودًا. في بعض الأحيان قد تكون سلوكيات زميل العامل مزعجة. إذا قبلت أن هذه هي الطريقة التي يتفاعل بها الشخص مع التوتر ، فقد تجد أن السلوكيات لا تزعجك كثيرًا.
بمجرد أن تقرر ما ستفعله ، يجب أن تكون مسؤولاً عن إدارة ضغوطك. نفذ الحلول التي حددتها.

6- تخفيف التوتر

عندما تصبح مستويات التوتر لديك مرتفعة للغاية ، يمكن للأنشطة التالية أن تساعد في تخفيف التوتر ، وتساعدك على استعادة بعض التوازن:
• تعلم أن أقول لا
• طلب المساعدة
• تعلم كيفية التعامل مع الأشخاص السلبيين
• خفف عن نفسك
• نظم حياتك
• قم بعمل قائمة أمنيات
• ساعد الاخرين
• توقف عن الأفكار السلبية أو المسببة للتوتر
• هئ نفسك على النجاح في مواجهة التحديات

تعلم أن أقول لا

عندما تكون تحت الضغط ، قرر ما إذا كنت تريد حقًا أو تحتاج إلى القيام بما يُطلب منك القيام به. إذا كان الجواب لا ، فلا تخف من قول لا.

طلب المساعدة

يمكن تخفيف المشاكل من خلال مشاركتها. قد يؤدي التحدث إلى صديق أو زوج أو زميل عمل متعاطف إلى إضفاء منظور مختلف على المشكلة. قد تجد حلاً لمشكلة تعتقد أنه لا يمكن حلها. في حالة العمل ، يجب ألا تتوقع أن يتوقع الآخرون مدى انشغالك أو مدى إرهاق الموقف. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة، تطلب ذلك.
تعلم كيفية التعامل مع الأشخاص السلبيين
يمكن للأشخاص الذين يدلون بملاحظات سلبية باستمرار أو مفرط في التشاؤم أن يجعلوك تواجه مشاعر سلبية تزيد من التوتر. واجه الملاحظات السلبية بأخرى إيجابية من جانبك. امتدح الآخرين على النهج الإيجابي.

خفف عن نفسك

عندما تكون تحت الضغط ، انخرط في بعض الأنشطة التي تجعلك تفقد مسار الوقت. اختر نشاطًا تجده ممتعًا بشكل خاص. خلال ذلك الوقت ، يمكنك أن تنسى مخاوفك وتختبر مشاعر سعيدة وهادئة.

نظم حياتك

إذا كنت خارج الجدول الزمني ، وإذا كان منزلك وحياتك في حالة من الفوضى ، أوقف كل شيء آخر وكن منظمًا. قم بعمل قائمة وقم بمعالجة العناصر واحدًا تلو الآخر. لا تقلق إذا استغرق الأمر بعض الوقت للتنظيم مرة أخرى.

قم بعمل قائمة أمنيات

قرر كيف ستكمل الجملة: "لو كان لدي الوقت فقط ، سأفعل ..." ضع قائمة بالعناصر التي تفكر فيها. عندما تشعر بالتوتر ، افعل أحد عناصر قائمة رغباتك.

ساعد الاخرين

يمكن أن تساعد مساعدة الآخرين على صرف ذهنك عن ما يقلقك. لن تشعر بالرضا عن تقديم المساعدة لشخص آخر فحسب ، بل ستحصل أيضًا على نظرة جديدة لمشاكلك ومخاوفك.

توقف عن الأفكار السلبية أو المسببة للتوتر

تدرب على مقاطعة الأفكار المسببة للتوتر من خلال تخيل موقف عصيب. اسمح لنفسك بتجربة كل من الأفكار المفيدة والمقلقة بشأن الموقف. عندما تتبادر إلى الذهن الأفكار المقلقة ، صرخ ، "توقف" ، أو التقط أصابعك. دع عقلك فارغًا من كل الأفكار ما عدا الأفكار المفيدة. حدد هدفًا لمدة 30 ثانية. إذا عادت الأفكار المزعجة خلال ذلك الوقت ، أوقف نفسك مرة أخرى.
عندما تنجح في مقاطعة الفكرة عدة مرات ، ابدأ في مقاطعة الفكرة بوقف قال بصوت عادي. قم بتقليل مستوى صوت التوقف تدريجيًا إلى همسة ثم أمر متخيل. أخيرًا ، ابتكر عدة أفكار إيجابية وحازمة يمكنك استخدامها في المواقف العصيبة.
على سبيل المثال ، قد تقول لنفسك ، "أنا طباخ قادر" ، أو "يمكنني التعامل مع هذا الحجم من الطلبات والقيام بعمل جيد." استبدل إحدى هذه العبارات بالأفكار السلبية. بمجرد أن تتعلم هذه المهارة ، يمكنك استخدامها عند ظهور المواقف العصيبة.
كسر للموظفين المعنيين إذا كان ذلك ممكنا. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فاستخدم نكتة أو قصة مضحكة لكسر التوتر. اعترف بمستويات التوتر عندما تكون الأوقات مشغولة.
كن إيجابيًا ومتفائلًا بشأن التحديات التي يواجهها الفريق. ومع ذلك ، لا تقلل من التحدي بحيث يشعر أعضاء المجموعة بعدم التقدير لجهودهم. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "لدينا تحدٍ حقيقي قادم في إعداد مأدبة للفريق الأولمبي. سيكون هناك الكثير من العمل الشاق لعدة أيام وسيتعين علينا التخطيط بعناية. ومع ذلك ، مع فريق موظفينا ، أنا واثق من أنه يمكننا القيام بعمل من الدرجة الأولى ". ليس هذا هو الوقت المناسب للتعبير عن شكوكك حول قدرة الموظفين. تذكر أن الناس يرتقون إلى مستوى التوقعات.
يشعر العمال الذين يتم اعتبار مساهماتهم واقتراحاتهم أنهم أعضاء قيِّمون في الفريق. قبل الأحداث المزدحمة مثل غداء عيد الأم ، اطلب من الموظفين اقتراحاتهم حول كيفية التعامل مع الحشود. عندما يلفت العاملون انتباهك إلى مخاوفهم واقتراحاتهم ، لا ترفض تعليقاتهم. على الرغم من أنه لن تكون كل توصية ممكنة ، إلا أن مناقشة الفكرة غالبًا ما تؤدي إلى تطوير فكرة أفضل يمكن تنفيذها. كما أن أخذ التعليقات بجدية يتيح للموظفين معرفة أنك تقدر مساهماتهم. سيشجعهم ذلك على فتح عقولهم على نطاق أوسع وربما يزيد من نطاق ملاحظاتهم في المطعم.
الحرص في تحديد مواعيد الموظفين يمكن أن يقلل من التوتر ويحسن الروح المعنوية. أظهرت الأبحاث أن التغييرات المتكررة في نوبات العمل تسبب التوتر وتعطل أنماط النوم. عندما يكون ذلك ممكنًا ، اجعل الأفراد في نفس الوردية خلال الأسبوع (على سبيل المثال ، من 6:00 صباحًا إلى 2:00 مساءً). إذا كان يجب على الشخص العمل في نوبات مختلفة خلال الأسبوع ، فمن الأسهل عادةً التغيير من مناوبة مبكرة إلى نوبة متأخرة بدلاً من التغيير العكسي.
ضع في اعتبارك الاحتياجات والتفضيلات الشخصية للموظفين. إذا كان العمال الذين تشرف عليهم قادرين على إدارة حياتهم الشخصية بسهولة أكبر وبضغط أقل ، فسيكونون قادرين على التعامل مع المزيد من الضغط على الوظيفة. بالطبع ، ستعتمد قدرتك على تلبية هذه الاحتياجات على احتياجات العمل ، والاحتياجات المتضاربة للآخرين ، ومتطلبات التشريعات والاتفاقيات الجماعية.
تكون الوظيفة أيضًا أكثر إرهاقًا إذا ارتبك الموظفون بشأن دورهم أو توقعاتهم ، وشعروا بالملل ، وليس لديهم مجال للإبداع والمدخلات الشخصية. كن واضحًا قدر الإمكان بشأن توقعاتك من الموظفين الذين تشرف عليهم. توفير الفرص للعمال لمواجهة تحديات جديدة ومثيرة للاهتمام. قدم ملاحظات للموظفين حول أدائهم ، وتأكد من أن التعليقات بناءة. احرص على إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة.

هئ نفسك على النجاح في مواجهة التحديات

جزء من إعطاء رسائل إيجابية لنفسك هو الاعتراف عندما واجهت تحديًا أو تعاملت مع موقف مرهق. خذ دقيقة بعد ذلك لتهنئ نفسك وأعضاء الفريق الآخرين.