Méthodologie de gestion de projet ERP

La mise en place d'un projet ERP exige la mise en place d'une méthodologie rigoureuse. Cette méthodologie doit respecter les fondements suivants :

· répondre à la stratégie de l'entreprise et ses enjeux,

· prendre en compte ses spécificités,

· définir et contrôler l'enveloppe budgétaire et les délais,

· garantir l'architecture matérielle adaptée,

· permettre l'appropriation par les utilisateurs du système mise en place.
Section 1 : Différentes étapes de projet ERP

Un projet d'implantation d'un ERP comporte six phases : l'étude préliminaire, l'analyse du système d'information existant, la conception du nouveau processus, l'acquisition du progiciel, le paramétrage du progiciel, la mise en place, l'exploitation et l'évaluation.
1. Etudes préliminaires25(*)

Cette première phase a pour objet de lancer le projet d'informatisation, et délimiter le champ de cette dernière. Durant cette phase, il est établit les éléments de départ du projet : identification de la taille du projet, de l'équipe du projet, des frontières du projet, des objectifs à atteindre, des étapes du projet, des priorités, des partenaires impliqués, des ressources... Le groupe de projet doit être composé d'utilisateurs et d'informaticiens, voire d'organisateurs et de membres de la direction générale et d'un chef de projet.
2. Audit de l'existant26(*)

Les enjeux de la mise en oeuvre d'un audit de l'existant sont multiples et répondent à des problématiques de mise en conformité et de prévention des risques. Le diagnostic de l'existant permet de bien comprendre les contraintes avec lesquelles l'organisation doit vivre. Il est important de comprendre la situation actuelle afin de développer par suite une proposition de solution. Lorsque l'entreprise décide de réaliser un audit, elle est alors amenée à se poser des questions sur la façon de le mener à bien et d'appréhender avec le plus d'objectivité possible les résultats des investigations opérées. La démarche suivante - non exhaustive - permet de s'y préparer :
2.1. Délimiter le champ d'investigation et les enjeux de l'audit.

L'audit des systèmes d'information couvre des domaines aussi différents que ceux liés aux processus, à la sécurité du système d'information, à la gestion des droits d'accès ou aux applicatifs métiers. L'une des principales problématiques auxquelles les entreprises sont confrontées lors de la mise en place d'une procédure d'audit est de savoir si les enjeux stratégiques de la direction générale sont correctement déclinés à l'échelle du SI, conformément à la gouvernance d'entreprise. La typologie d'audits est vaste et se répartit entre deux catégories : la fonction informatique d'une part et les applications avec les processus métier auxquelles elles participent d'autre part. L'audit de la fonction informatique est basé en général sur le référentiel CobiT, il peut couvrir l'audit de la stratégie, de la tactique, de l'opérationnel et de management de la fonction, tandis que l'audit des applications avec les processus métier couvrira, par exemple dans le cas de la gestion commerciale, la validation des données, la fiabilité et la réactivité des traitements ou encore la conformité réglementaire.
2.2. Se préparer à la procédure d'audit

La démarche d'audit sera motivée par la volonté de l'entreprise ou de la direction des Systèmes d'information à veiller à la bonne mise en conformité de ses processus d'une part, mais aussi à mieux identifier ses points de vulnérabilité d'autre part. Il peut être nécessaire que l'entreprise soit d'abord consciente de ses propres lacunes et de savoir pourquoi elle est susceptible de repenser et de remettre à plat tout ou partie des procédures existantes. La procédure d'audit permet à la fois de valider une hypothèse de vulnérabilité ou bien de découvrir une menace éventuelle à laquelle l'entreprise ne s'était pas préparée.
2.3. Recourir à des référentiels solides

Pour réaliser l'audit, il conviendra de s'appuyer sur un référentiel reconnu et bénéficiant de surcroît d'une forte légitimité. Ainsi, parmi la multitude de référentiels servant de base à la réalisation des audits : ISO, CobiT dans le cadre de processus transverses, WCA dans le cadre des SI, CMMI, dans celui du pilotage de projet, ITIL, pour les services. L'audit permet de mesurer un écart entre un référentiel donné et la réalité observée et prendra également en considération les bons pratiques métiers en vigueur dans l'entreprise.
2.4. Préparer les pièces indispensables à l'audit et en faciliter l'accès

Pièce maîtresse de l'audit des systèmes d'information, le cahier des charges a pour vocation de contractualiser les besoins d'une entité envers un tiers, prestataire de service ou agissant comme tel au sein de l'organisation. Parmi les autres documents nécessaires à la réalisation de l'audit, on trouve le plan qualité, les tableaux de bord et indicateurs de performance, la gestion des problèmes récurrents...Une fois ces pièces collectées, la structure en charge de l'audit pourra demander à accéder à d'autres types de documents qui concerneront par exemple le suivi des incidents et les procédures de résolutions de problèmes (dans le cadre de l'audit de sécurité et des tests intrusifs) ou bien aux éléments de construction de l'édifice comptable (audit financier).
2.5. Démarrer par un projet pilote

La méthode la plus sécurisante pour la conduite d'un projet ERP consiste à procéder par paliers : cibler un domaine et choisir un site pilote puis valider les choix et déployer le domaine pilote sur les autres sites. Le site pilote est un site où l'on décide d'implanter une solution, en vue de tests en utilisation opérationnelle. Le domaine pilote est un domaine applicatif. Il est important que le domaine pilote soit « encapsulable » et relativement isolable par rapport aux autres applications de l'entreprise afin qu'il n'y ait pas d'impacts lourds en cas de problème ou de retour en arrière.
3. Conception du nouveau processus27(*)

Avant d'implanter une solution, il faut savoir quels sont les processus à supporter. A cette phase du projet, il est définit l'ensemble des processus ainsi que les fonctionnalités du nouveau système. C'est à cette étape que sont prises les décisions critiques quant à la nouvelle configuration de l'organisation.
4. Acquisition du progiciel28(*)

A cette étape, il est effectué une sélection sur le progiciel qui sera le plus approprié. Une évaluation des outils sur le marché est faite afin d'identifier celui qui permet de répondre le plus adéquatement possible aux attentes et aux critères fixées par l'entreprise. Choisir un progiciel c'est également choisir un éditeur.
5. Paramétrage du progiciel29(*)

Le paramétrage du progiciel est une activité qualifiée de très lourde car il demande beaucoup de temps et mobilise un grand nombre de ressources humaines. Pour accompagner le paramétrage, il faut bien choisir son partenaire intégrateur. L'équipe projet doit s'entourer d'utilisateurs « experts fonctionnels ». Cela évitera les éventuelles fausses routes lors du paramétrage. C'est à cette étape que l'on configure les comptes comptables, les documents, les entités, les factures et autres documents d'affaires pour qu'ils correspondent exactement aux besoins et aux particularités de l'entreprise.
6. Mise en place, exploitation et évaluation30(*)

Dès que le progiciel est configuré, il s'agit de procéder à la mise en place de la solution et de basculer vers le nouveau système. Ensuite, il est effectué des tests sur le système (notamment des essais sous contraintes et des tests de volume), puis une évaluation des risques et des résultats obtenus.
7. Gestion du changement31(*)

Le déploiement d'un ERP ne peut pas être envisagé sans une démarche d'accompagnement du changement. En effet, la mise en place d'un ERP va modifier la vie et les tâches quotidiennes des collaborateurs de l'entreprise en plus de modifier l'outil informatique. C'est donc une étape qui se mène en parallèle avec l'ensemble des étapes précédentes. Le chef de projet devra donc penser à la politique d'accompagnement du changement au plan de communication dès le début du projet. Les plans de formation des utilisateurs de base à la maîtrise de la solution ERP pour leurs tâches quotidiennes, comme aux concepts généraux qui régissent le nouveau système doivent être entrepris pour une bonne appropriation de l'outil. Il faut apporter toutes les informations nécessaires aux utilisateurs et expliquer les apports et avantages du nouveau système pour l'entreprise et pour les utilisateurs. Mais l'accompagnement du changement ne doit pas se limiter au public interne de l'entreprise, il faut également informer les partenaires externes (les fournisseurs et les clients qui devront s'adapter au changement, notamment dans le cadre d'échanges de données informatiques) et même établir un plan de communication externe vers le grand public et les analystes financiers.

بارك الله فيكم و أحسن الباري اليكم